Discovery-Phase für ein Softwareprojekt: Gut begonnen ist halb gewonnen

Um einen echten Nutzen aus ihren glänzenden neuen Produkten zu ziehen, benötigen Unternehmen viel mehr als nur Technik – sie brauchen eine Strategie. Die Discovery-Phase (die Entdeckungsphase) ist der erste Schritt im Lebenszyklus eines Softwareprojekts, in dem Unklarheiten beseitigt, potenzielle Hindernisse ermittelt und ein strategischer Plan für das Projekt erstellt werden.

In dieser Phase wird die Realisierbarkeit der Idee bewertet und sichergestellt, dass die Investitionen des Kunden nicht in den Sand gesetzt werden, während gleichzeitig die Projektanforderungen erfasst und analysiert werden. Dies hilft bei der Entwicklung eines detaillierten Lieferplans mit genauen Zeit- und Kostenschätzungen. Die Dauer der Discovery-Phase, die in der Regel ein bis drei Monate beträgt, hängt dabei von der Komplexität des Projekts ab.

In den folgenden Szenarien ist die Discovery-Phase von besonders großer Bedeutung:

• Das auftraggebende Unternehmen hat eine strenge Budgetierungspolitik und alle Ausgaben werden weit im Voraus geplant.
• Die Vision des Projekts ist vage und die Anforderungen sind unklar.
• Das Projekt ist technisch komplex und erfordert eine gründliche Prüfung dahingehend, was machbar ist und was nicht.
• Es mangelt an vorhandenen Unterlagen und/oder die Informationen sind auf verschiedene Beteiligte verteilt.

In solchen Fällen darf die Planungs-Phase nicht vernachlässigt werden. Ein direkter Einstieg in die Entwicklung ist nur bei wiederholbaren Projekten mit standardisierten, klar definierten Anforderungen oder bei geringfügigen Aktualisierungen der bestehenden Software vertretbar.

In der Discovery-Phase eines Softwareprojekts wird eine solide Grundlage geschaffen, indem wichtige Fragen geklärt werden:

• Ist die Durchführung des Projekts technisch und wirtschaftlich sinnvoll?

• Was sind die Hauptziele, die mit dem Projekt erreicht werden sollen?

• Wie sieht die Produktvision aus und wie unterstützt es die Unternehmensziele?

• Welches sind die spezifischen geschäftlichen und technischen Anforderungen an das Projekt?

• Welches sind die Merkmale, Bedürfnisse und Verhaltensweisen der Zielgruppe bzw. der Nutzer?

• Welche Technologien und Frameworks sollen bei der Entwicklung eingesetzt werden?

• Wie sieht der Projektzeitplan mit Meilensteinen, Fristen und wichtigen Ergebnissen aus?

• Welches sind die potenziellen Risiken oder Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Projekt und welche Strategien werden benötigt, um sie zu bewältigen?

• Wie hoch ist das geschätzte Budget für das Projekt?

• Welche Rollen benötigt das Entwicklerteam?

In einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld, in dem von Führungskräften erwartet wird, dass sie mit weniger Mitteln mehr erreichen und sofort Ergebnisse vorweisen können, scheint die Discovery-Phase übertrieben aufwändig und schwerfällig, aber ist sie das auch?

Schnelligkeit kann oft nur eine Illusion von Effizienz erzeugen, was zu einer Vielzahl von Problemen führen kann:

• Unrentable Lösung: Ohne die Realisierbarkeit der Idee zu prüfen, könnte ein Unternehmen in ein System investieren, das sich als technisch oder finanziell nicht realisierbar erweist.

• Ausweitung des Projektumfangs: Unklare Anforderungen können zu ständigen Ergänzungen oder Änderungen führen, ohne dass eine ordnungsgemäße Bewertung erfolgt, was zu Projekten führt, die das Budget und den Zeitplan überschreiten.

• Nichtübereinstimmung mit den Erwartungen der Stakeholder: Wenn die Projektziele nicht klar definiert sind, entspricht das Ergebnis möglicherweise nicht den Anforderungen der Beteiligten, sodass nach dem Start kostspielige Anpassungen erforderlich sind.

• Schlechte Ressourcenzuweisung, Zeitpläne und Budgetvorgaben: Das Fehlen einer angemessenen Planung kann zu einer ineffizienten Ressourcennutzung, unrealistischen Zeitplänen und erhöhten Kosten führen. 

• Unzureichende Expertise: Wenn die technischen Anforderungen nicht frühzeitig eingeschätzt und das erforderliche Fachwissen nicht bereitgestellt wird, kann dies zu Rückschlägen und minderwertigen Produkten führen.

• Herausforderungen bei der Integration: Die Nichtberücksichtigung der vorhandenen Technologielandschaft kann zu Integrationsschwierigkeiten mit bestehenden Systemen führen und damit die Nutzbarkeit und Wirksamkeit Ihres Produkts einschränken.

• Sicherheitsschwachstellen: Werden Sicherheitsaspekte nicht von Beginn an beachtet, können Projekte Risiken ausgesetzt sein, die die Daten- und Systemintegrität gefährden.

• Qualitätsprobleme: Wenn Sie der Planung der Qualitätssicherung keinen hohen Stellenwert einräumen, müssen Sie mit fehlerhafter Software rechnen, was sich nachteilig auf das Budget und im schlimmsten Fall auf den Ruf des Unternehmens auswirkt.

• Fehlende Abstimmung mit den allgemeinen Unternehmenszielen: Projekte, die sich nicht an den übergeordneten Zielen des Unternehmens orientieren, bieten keinen echten Mehrwert.

• Erhöhte Projektkosten: Bei Softwareprojekten kommt es häufig zu Kostensteigerungen aufgrund von Änderungen, die erst später im Entwicklungszyklus vorgenommen werden, obwohl sie durch eine frühzeitige Analyse in der Planungsphase hätten vermieden werden können.

• Verzögerungen im Zeitplan: Unvorhergesehene Herausforderungen bedeuten fast immer eine Verschiebung des Einführungstermins.

Bei Vention haben wir unsere Leistungen rund um die Projekterkundung über zwei Jahrzehnte lang verfeinert und ihn zu einem Eckpfeiler unserer Expertise gemacht. Im Folgenden finden Sie die wesentlichen Vorteile, die unsere Kunden dazu bewogen haben, einer sorgfältigen Projektplanung den Vorzug zu geben.

• Risikominderung

Mit der in der Discovery-Phase geleisteten Vorarbeit sind Projektbeteiligte besser in der Lage, Risiken frühzeitig zu erkennen und abzuwehren – seien es unzureichende Anforderungen (die in 39 Prozent der Fälle zum Scheitern des Projekts führen), fachliche Probleme (30 Prozent der Fälle) oder eine falsche Abstimmung der Perspektiven der Beteiligten (57 Prozent der Fälle). 

Das Hauptziel der Discovery-Phase besteht darin, dass Sie nicht von potenziellen Fallstricken überrascht werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns oder von teuren und ineffizienten Anpassungen erheblich verringert wird.

• Einbindung der Stakeholder und Akzeptanz

Ein oft unterschätzter Vorteil der Discovery-Phase besteht darin, dass sie dazu beiträgt, alle Stakeholder an einen Tisch zu bringen und so Vertrauen in die weitere Vorgehensweise zu schaffen. Durch die frühzeitige Einbindung der Stakeholder und die Verbesserung der Kommunikation stellt der Discovery-Prozess sicher, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen und Bedenken proaktiv angegangen werden.

• Termingerechte und budgetkonforme Ausführung 

Nur 16,2 Prozent der Projekte werden pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen. Einer der Kunden von Vention, Sperry Rail, entschied sich, sein Projekt zur Modernisierung von Legacy-Software von Anfang an auf die Erfolgsspur zu setzen und mit einer von Vention durchgeführten Discovery-Phase für sein Softwareprodukt zu beginnen. 

Als Ergebnis erhielt der Kunde eine Reihe von Ergebnissen, einschließlich, aber nicht ausschließlich, einer detaillierten Projekt-Roadmap und einer präzisen und langfristigen Budgetprognose. Nachdem er mit Vention in die Entwicklungs- und Lieferphase eingetreten war, stellte der Kunde fest, dass es das erste Mal war, dass ein komplexes Softwareprojekt unter dem Budget und innerhalb des Zeitplans abgeschlossen wurde. 

• Effiziente Änderungskontrolle

Die Discovery-Phase ist auch entscheidend für die Einrichtung eines robusten Änderungsmanagement-Systems, welches für den Umgang mit Umfangs- und Budgetüberschreitungen unerlässlich ist – zwei häufige Probleme, die das Projektergebnis gefährden können. Durch die Festlegung klarer Parameter und Erwartungen im Vorfeld bietet die Erkundungsphase einen Rahmen für die effizientere Bewertung, Verwaltung und Integration von Änderungen.  

Dieser gut durchdachte Phasen-Ansatz wurde für einen anderen Kunden von Vention, den Spieleentwickler VerseX Studios, zu einem echten Wendepunkt. Wir begannen die Zusammenarbeit mit dem Kunden, indem wir ihm bei der Definition seiner Strategie zur Spieleentwicklung halfen, wobei wir uns auf den Community-Aspekt des Produkts, seine Benutzer sowie die Besonderheiten des Produkts konzentrierten. 

Nach der Erstellung eines umfassenden Projektplans und -designs, analysierten wir die Konkurrenz, bewerteten die Risiken und berieten anschließend über die optimalen Technologien – von Spiele-Engines bis hin zu Programmiersprachen. Außerdem empfahlen wir anstelle einer umfassenden Markteinführung einen stufenweisen Ansatz: Wir begannen mit einer Basisversion und fügten nach und nach Funktionen hinzu, um das Interesse der Spieler aufrechtzuerhalten.

Jedes Projekt, das wir durchführen, bestätigt, dass die Entdeckungsphase ein zentraler und nicht nur ein optionaler Punkt in einem Softwareentwicklungsprojekt ist. Bei der Discovery-Phase handelt es sich um einen häufig unterschätzten Faktor, der wichtige Weichen für den Projekterfolg stellt und mitentscheidend dafür ist, wie groß Ihre Gewinne am Ende sein werden. Die jüngste Partnerschaft von Vention mit einem Dienstleister für den US-amerikanischen und den europäischen Markt ist ein weiteres Beispiel für die Bedeutung einer erfolgreich durchgeführten Produktentdeckungsphase. 

Zunächst analysierten wir in der Discovery-Phase das bestehende Produkt und sortierten die Funktionen in drei Kategorien: hohe Priorität (häufig genutzt), niedrige Priorität (selten genutzt) und redundant (nie genutzt). Anhand dieser realen Daten konnten wir genau feststellen, wo die Optimierungspotenziale lagen.

Indem wir uns bei der Entwicklung des MVP (Minimum Viable Product = eine erste, nutzbare Software, die auf die wesentlichen Funktionen beschränkt ist) auf das konzentrierten, was für die Endbenutzer wirklich wichtig ist, und die Weichen für künftige Erweiterungen stellten, konnten wir weniger wichtige Funktionen für spätere Versionen optimieren oder eliminieren. 

Die Entscheidung, Funktionen mit geringer Priorität zunächst wegzulassen und später zu optimieren, ermöglichte es uns, die verfügbaren Ressourcen optimal zu nutzen und die Kosten für eine Neuentwicklung zu vermeiden. Auf diese Weise konnte der Kunde durch die Entdeckungsphase Zeit sparen und sicherstellen, dass jeder ausgegebene Euro direkt zur Steigerung der Benutzerzufriedenheit und des Engagements beitragen konnte.

Die Reise beginnt damit, dass der Kunde die verfügbaren Projektdaten mitteilt – von einem grundlegenden Konzept bis hin zu einer Anforderungsspezifikation oder sogar Mockups. Daraufhin prüfen der Abteilungsleiter, ein Projektmanager und ein Lösungsarchitekt sorgfältig jedes Detail, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden vollständig erfasst werden.

Ausgestattet mit den Erkenntnissen aus der ersten Analyse bereitet sich das Projektteam auf den Discovery-Workshop vor. Dazu gehören mehrere Aufgaben, die gleichzeitig ausgeführt werden.

•  Vorbereitung der Fragen  

Eine wichtige Aufgabe ist die Erstellung eines gemeinsamen Dokuments, das als Ausgangspunkt für Fragen und Diskussionsthemen dient und an dem alle Teammitglieder mitarbeiten können. Dies gewährleistet eine gründliche Untersuchung des Projektumfangs.

• Aufgabenstellung und Schätzung 

In der Zwischenzeit wird ein weiteres Dokument mit der anfänglichen Aufschlüsselung und einem ersten Zeitrahmen für die Erledigung der einzelnen Aufgaben erstellt. Alle Fragen, die in dieser Phase auftauchen, werden zudem in Gesprächen mit dem Kunden erörtert.

• Planung des Meetings 

Ausgestattet mit einer Liste von Fragen und einem soliden Verständnis der Elemente des Projekts vereinbart das Team das erste Treffen mit dem Kunden und schickt ihm eine Agenda, die die vorbereiteten Themen umfasst.

Das erste Treffen bietet die Gelegenheit, Fragen zu stellen und den Zeitplan für die Discovery-Workshops festzulegen, in denen das Team das Geschäft des Kunden näher kennenlernt, um die Anforderungen zu spezifizieren und das gegenseitige Verständnis zu fördern.

Im Anschluss an die Telefonkonferenz hält das Team eine Reihe von Projektentdeckungsworkshops (Project Discovery Workshops: PDWs) ab, in denen die einzelnen Aufgaben und die Zeitaufwand-Schätzungen verfeinert werden und die neuen Erkenntnisse in die Projektplanung einfließen. Diese Phase umfasst auch die Entwicklung von UI/UX-Prototypen und API-Spezifikationen, um die Vision des Kunden genau zu erfassen.

Nach dem Verständnis des Projektumfangs arbeiten die Experten an der Erstellung eines Plans. Dabei wird der Implementierungsprozess Schritt für Schritt skizziert – von der Einrichtung bis hin zu Tests und Demonstrationen.

Neben der Zeiteinschätzung kümmert sich das Team auch um die Risikomanagementstrategie und den Budgetplan, um realistische Erwartungen an das, was vor allen Beteiligten liegt, festzulegen.

Die Discovery-Phase eines Softwareentwicklungsprojekts endet mit der Vorlage eines Angebots, welches alle wesentlichen Punkte des Projekts zusammenfasst. Dieses Dokument bietet einen umfassenden Überblick über Meilensteine, zu erbringende Leistungen, Fristen, Budgetprognosen, Tech-Stack-Empfehlungen, Lösungsarchitektur und die nächsten Schritte – und legt damit den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung des Projekts.

Ein erfahrenes, funktionsübergreifendes Team ist ein wesentliches Element jeder Erfolgsformel für die Produktentwicklung. Ein größeres Entdeckungsteam mit unterschiedlichen Fachleuten kann die folgenden Hauptakteure umfassen:

Mit den richtigen Werkzeugen können alle Beteiligten der Discovery-Phase die Zusammenarbeit fördern, Ideen schneller sammeln, sichten und so innerhalb weniger Wochen erste greifbare Ergebnisse in Form von Wireframes oder Prototypen liefern, die eine solide Grundlage für weitere Entscheidungen bilden.

Das Ergebnis der Aktivitäten während der Erkundungsphase wird in einer Reihe von klaren, umsetzbaren Entwicklungsschritten inklusive Priorisierungen festgehalten und dient als Input für den nächsten Schritt.

Bei Vention betrachten wir die Discovery-Phase als einen sehr wichtigen ersten Schritt, der in vielerlei Hinsicht über die Zukunft des Produkts entscheidet. Unser Ansatz stellt sicher, dass keine Nachbesserungen erforderlich sind, damit Sie von Anfang an alles richtig machen können.

Unsere geprüften Experten greifen auf bewährte Verfahren zurück, um Ideen zu erkunden, Möglichkeiten aufzuzeigen und den Weg zu einer belastbaren Lösung zu ebnen.

• Eintauchen in Details. Wir prüfen jeden Aspekt Ihres Projekts, um sicherzustellen, dass die endgültige Lösung perfekt auf Ihre Bedürfnisse und Erwartungen zugeschnitten ist.

• Funktionsübergreifende Teamarbeit. Entdeckung ist ein Mannschaftssport. Wir stellen funktionsübergreifende Teams zusammen – Business-Analysten, Projektmanager, Entwickler, Designer und QS-Ingenieure – um sicherzustellen, dass kein Detail übersehen wird.

• Mehr-Phasen-Ansatz. Wir ermöglichen konzentrierte und effiziente Arbeitsabläufe, indem wir das Projekt in verschiedene Phasen unterteilen. Das Ergebnis? Pünktliche Lieferung und vorhersehbare Ergebnisse.

• Erkennen von Aufgabenabhängigkeiten. Unser Erkundungsteam stellt geschickt die Abhängigkeiten von Aufgaben dar, um Komplikationen zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

• Strategische Planung. Mit detaillierten Zeitplänen zur Steuerung der Teamleistung und zur Kontrolle des Umfangs bleiben wir auf dem richtigen Weg zum Projektabschluss und können uns gleichzeitig auf Änderungen oder Hindernisse einstellen, die im Laufe des Projekts auftauchen.