Umfassende Planung von Softwareprojekten: Methoden und Best Practices

78 Prozent aller Projekte halten das Budget nicht ein oder überschreiten den Zeitrahmen. Eine weitere interessante Statistik: Die häufigsten Ursachen für das Scheitern von Projekten sind schlechte Planung und mangelnde Kommunikation. 37 Prozent der Unternehmen geben an, dass unklare Zielvorgaben die Messung der Fortschritte in diesem Zusammenhang erschweren. Aus all diesen Zahlen lassen sich die Vorteile einer gründlichen Planung bei der Softwareentwicklung ablesen: Eine präzisere Projektplanung mit klaren Zielsetzungen führt zu erhöhter Projekttransparenz, effizienterem Ressourceneinsatz, gesteigerter Projektqualität, verbessertem Risikomanagement sowie einem stärkeren Teamgeist.

Dank unserer Expertise in der Beratung für Softwareprojekte können wir den Grundstein für Ihren Projekterfolg legen. Zusammen mit Uladzislau Antsipin, Technical Manager bei Vention, haben wir diesen Leitfaden erstellt, der die wichtigsten Schritte, Methoden und Best Practices im Rahmen unseres Ansatzes zur Projektplanung detailliert darlegt.

Für eine professionelle Planung von Softwareprojekten ist ein strukturiertes Vorgehen essenziell. Die einzelnen Schritte dafür reichen von Projektvorbereitung und Konzeption über eine detaillierte Projektplanung bis hin zur Projektüberwachung. „Wer Zeit in Konzeption, Machbarkeitsanalyse, Anforderungsmanagement und Tests investiert, wird mit einer klaren Struktur und transparenter Kostenprognose belohnt. All dies macht die Planungsphase zu einem unverzichtbaren Instrument im Projektmanagement“, führt Technical Manager bei Vention, Uladzislau Antsipin, dazu aus.

In der Planungspraxis stellen die unten beschriebenen Schritte eine Kombination aus festgelegten und anpassbaren Elementen dar. So gibt es in der Projektplanung etablierte Phasen, die in den meisten Softwareprojekten vorkommen und meist einem standardisierten Ablauf folgen, wie z.B. die Konzeptualisierung, die Anforderungsanalyse, das Design, die Risikomanagement- und Budgetplanung sowie die Ressourcen- und Teamplanung. Jedoch sind die spezifischen Aktivitäten innerhalb dieser Phasen und ihre genaue Reihenfolge oft variabel und können angepasst werden, um die detaillierten Anforderungen des jeweiligen Projekts, der Branche, des Unternehmens oder der Technologie besser zu berücksichtigen.

Diese Planungsphase legt den Grundstein für alle nachfolgenden Aktivitäten und dient dazu, ein klares Verständnis des Projektumfangs zu entwickeln, wichtige Stakeholder einzubinden und die Weichen für den gesamten Projektablauf zu stellen. Die richtige Ausrichtung in dieser Phase gewährleistet, dass das Projektteam auf gemeinsame Ziele hinarbeitet und in der Lage ist, die nachfolgenden Herausforderungen effektiv zu meistern.

Projektstart-Besprechung und Abstimmung mit dem Management  

Diese einleitende Besprechung bringt alle wichtigen Beteiligten einschließlich des oberen Managements zusammen, um die Ziele des Projekts festzulegen, das Engagement zu sichern und die Kommunikationskanäle zu definieren, die für den Projekterfolg auschlaggebend sind.

Ziel: Sicherstellung einer einheitlichen Projektlinie sowie Support aller Teammitglieder und der oberen Managementebene.

Konzeptualisierung und initiale Budgetplanung  

Hier werden der Umfang des Projekts und die exakten Ziele festgelegt sowie die Machbarkeitsprüfung durchgeführt. In dieser Phase dient die Machbarkeitsprüfung vor allem dazu, die grundsätzliche Durchführbarkeit des Projekts zu bewerten. Es erfolgt eine erste Einschätzung dahingehend, ob die vorgeschlagenen Ideen realisierbar sind und welche Ressourcen (Zeit, Budget, Personal) voraussichtlich benötigt werden. Hierbei werden auch potenzielle Risiken erkannt und grobe Projektziele definiert. Diese Art der Prüfung hilft dabei, das Konzept zu formen und die Grundlage für die weitere detaillierte Planung zu schaffen.

Ziel: Definition des Projektrahmens und seiner Kostenbasis. 

Anforderungsmanagement 

Das Anforderungsmanagement zielt darauf ab, alle Benutzer- und Systemanforderungen zu erfassen und gründlich zu analysieren. Es dient als Grundlage für die weitere Produktentwicklung, indem präzise Spezifikationen für das Produkt erarbeitet und detailliert dokumentiert werden. Ein umfassendes Anforderungsmanagement unterstützt zudem das Change-Management, indem es eine klare Basis für die Bewertung, Genehmigung und Umsetzung von Änderungen bietet.

Ziel: Eindeutige Bestimmung und Dokumentation jeder einzelnen Anforderung an Projekt und Produkt. 

Technische Validierung 

In der Phase der technischen Validierung wird die Machbarkeit mit einem stärkeren Fokus auf die technischen Details und die spezifischen Anforderungen des Projekts untersucht. Der Proof of Principle dient dazu, die Funktionsfähigkeit der vorgesehenen technologischen Komponenten und Systeme zu überprüfen, bevor erhebliche Ressourcen investiert werden.

Ziel: Überprüfung der technischen Machbarkeit, Validierung der Systemarchitektur und des Designs sowie Optimierung der Ressourcennutzung.

Die Phase der detaillierten Projektplanung ist ein kritischer Abschnitt in der Entwicklung eines Softwareprojekts. In dieser Phase werden die in der Konzeptualisierung gesetzten Rahmenbedingungen weiter verfeinert, um einen umfassenden Projektplan zu erstellen. Die detaillierte Projektplanung bildet das Rückgrat des Projekts und stellt sicher, dass jedes Teammitglied klare Richtlinien und Ziele hat, an denen es sich orientieren kann.

Erstellung eines Projektmanagementplans 

In diesem Schritt wird der Projektmanagementplan in allen Einzelheiten ausarbeitet, der neben der Projektstruktur, Ressourcenverteilung, Zeitplanung, Budgetierung auch Strategien zum Risikomanagement umfasst. Dieser Plant dient als Wegweiser für das Team, der die jeweiligen Projektphasen eindeutig definiert und strukturiert.

Ziel: Definition eines genauen Plans zum Projektablauf. 

Methodik und Entwicklungsplanung 

In dieser Phase fällt die Entscheidung über das „Wie“ der Lösungsentwicklung, die die Auswahl einer passenden Entwicklungsmethodik und Festlegung der Prozesse umfasst. Je nachdem, ob eine agile Methode wie Scrum, das Wasserfallmodell oder ein hybrides Vorgehen gewählt wird, hat dies Auswirkungen auf die Planung von Projektiterationen und -reviews sowie den gesamten Entwicklungsprozess. In diesem Schritt werden die Basisfunktionen und -features des Minimum Viable Product (MVP) definiert und umgesetzt. So kann ein funktionierendes Produkt mit geringem Aufwand früh unter Marktbedingungen geprüft werden. Das daraus resultierende Feedback fließt in die weitere Entwicklung ein, sodass das Projektteam die Software kontinuierlich verbessern und anpassen kann.

Ziel: Bestimmung von passenden Methoden und Planungsweisen für den Prozess der Softwareentwicklung. 

Architektur- und Designplanung 

In diesem Schritt kommt es zum Entwurf der gesamten Systemstruktur, der die Festlegung von Softwarekomponenten, Schnittstellen, Modulen und anderen Bestandteilen der Architektur enthält. Nur durch diese Phase kann gewährleistet werden, dass die Technologielösung anforderungskonform und effizient umsetzbar ist. 

Vention hat mehrere Kunden bei verschiedenen technischen Auswahlprozessen in der Planungsphase begleitet. So hat unser Team VerseX Studios dabei unterstützt, verschiedene technologische Entscheidungen in Bezug auf Spiel-Engines, Architektur, Blockchain und Programmiersprachen zu treffen, die den Grundstein für die Entwicklung einer überzeugenden Strategie gelegt haben.

Ziel: Konzeption der Systemarchitektur sowie des Softwaredesigns.

Detaillierte Aufwands- und Kostenschätzung 

Hier werden Arbeitsaufwand und Kosten für jeden Projektbestandteil genau aufgeschlüsselt. Dies erlaubt eine exakte Kostenprognose unter Einbeziehung der jeweiligen Projektanforderungen, worunter der Zeit- und Materialaufwand und andere Kosten – seien es direkte oder indirekte – fallen. Auf Grundlage einer solchen genauen Prognose können finanzielle Risiken minimiert und der Budgetrahmen des Projekts eingehalten werden.

Ziel: Eine möglichst genaue Prognose für Ressourcen und Kosten. 

Risikomanagement 

In diesem Schritt erfolgen die lückenlose Dokumentation und Analyse aller eventuellen Risiken für das Projekt. Diese Analyse dient als Grundlage für die Risikominimierungsstrategie, die technologische sowie weitere Risiken umfasst, die den Projekterfolg gefährden können.

Ziel: Erkennen, Analyse und Minimierung von Risiken für das Projekt. 

Ressourcenplanung 

Hier werden die notwendigen Ressourcen sowohl hinsichtlich des Personals als auch der Technologie geplant. Es werden der Einsatzort und der Zeitplan für die Verwendung der Ressourcen im Laufe des Projekts bestimmt, um ihre optimale Nutzung und die bestmögliche Zielerreichung zu gewährleisten.

Ziel: Effiziente Verteilung und Anwendung der zur Verfügung stehenden Ressourcen für das Projekt.

In dieser Planungsphase geht es darum, einen soliden Rahmen für das Projektmanagement zu etablieren, um sicherzustellen, dass das Projekt plangemäß verläuft und die flexible Reaktion auf Änderungen ermöglicht wird. Die Planung der Projektüberwachung ist entscheidend für den Projekterfolg und umfasst:

• Auswahl geeigneter Methoden und Werkzeuge zur Überwachung des Projekts. 

• Festlegung spezifischer, messbarer KPIs für Zeit, Kosten, Qualität und Umfang. 

• Planung von Statusmeetings zur Bewertung des Fortschritts und zur Diskussion von Abweichungen. 

• Integration eines kontinuierlichen Risikomanagements in den Überwachungsprozess. 

• Etablierung eines Systems für effektive Dokumentation und Berichterstattung. 

• Implementierung von Feedbackmöglichkeiten für Teammitglieder und Stakeholder. 

• Sicherstellung der Flexibilität des Überwachungsplans zur Reaktion auf Veränderungen.  

Ziel: Gewährleistung eines planmäßigen Projektverlaufs und frühzeitiger Reaktion auf veränderte Anforderungen.

Für die erfolgreiche Durchführung eines Softwareentwicklungsprojekts ist, wie bereits erörtert, eine detaillierte Planung besonders wichtig. Doch welcher Stellenwert kommt in diesem Zusammenhang der Discovery-Phase zu? Kurz gesagt: beide Phasen ergänzen sich im Projektmanagementprozess. 

Die Discovery-Phase – im Deutschen Entdeckungsphase genannt – bildet den Ausgangspunkt für ein Softwareentwicklungsprojekt. Sie findet vor der Planungsphase statt und zielt darauf ab, die Anforderungen eines Projekts gründlich zu ermitteln und zu validieren. In der Discovery-Phase werden zudem die Projektziele, die Erwartungen der Stakeholder und der Markenkontext eindeutig herausgearbeitet. Durch die Bewertung der Umsetzbarkeit der Projektidee kann gewährleistet werden, dass das von Kunden investierte Geld gut angelegt ist. Gleichzeitig können die Anforderungen an das Projekt aufgenommen und analysiert werden. So lässt sich ein nuancierter Lieferplan erstellen, der exakte Prognosen zum Zeit- und Kostenumfang bietet. Der zeitliche Horizont der Discovery-Phase beträgt in den meisten Fällen zwischen einem und drei Monaten, je nachdem, wie komplex die Anforderungen des Projekts sind.

Ein Beispiel dafür, wie Vention Unternehmen in der Discovery-Phase unterstützen kann, bietet unsere Kooperation mit einem führenden Anbieter von Eisenbahnschienenprüfungen. Im Rahmen eines zielgerichteten Product-Discovery-Workshops (PDW) konnte unser Team von Experten eine detaillierte Projektstrategie entwerfen and dadurch das frühzeitige Erkennen potenzieller Risiken ermöglichen. Die gewonnenen Ergebnisse bilden eine belastbare Grundlage für die darauffolgende Projektplanung und -durchführung.

Beide Phasen, die wie Zahnräder ineinandergreifen, sind essenzielle Bestandteile des übergeordneten Softwareentwicklungsprozesses, wobei Discovery-Phase und Planungsphase sich hinsichtlich ihrer Ziele, Inhalte und Arten der durchgeführten Aktivitäten unterscheiden. In der untenstehenden Tabelle erhalten Sie einen detailgenauen Vergleich beider Phasen, der Unterschiede und Synergien klar herausstellt.

Jedes der drei meistgenutzten Vorgehensmodelle – Wasserfall, Agile und V-Modell – verfügt über seine eigenen Besonderheiten im Planungsprozess, die bei der Auswahl des passenden Modells zu berücksichtigen sind.

Das Wasserfallmodell ist ein lineares Vorgehensmodell, bei dem klassische Methoden zum Einsatz kommen. Im Gegensatz zu iterativen Modellen folgt es einem strikten Ablauf, so wie bei der Fließrichtung eines Wasserfalls. Jede Projektphase findet nur einmal statt und die Ergebnisse der vorherigen Phase dienen als Grundlage für die darauffolgende. Typischerweise umfasst das Wasserfallmodell folgende Phasen: Anforderungsanalyse, Designerstellung, Implementierung, Integration und Testen, Betrieb und Wartung. Dieses Modell eignet sich vor allem für Projekte, deren Anforderungen bereits feststehen und sich nicht absehbar ändern werden.

Die Besonderheiten bei der Planung im Rahmen des Wasserfallmodells: 

• Strenge Abfolge der Projektphasen: Im Wasserfallmodell müssen die Projektphasen streng nacheinander abgeschlossen werden, was eine detaillierte und umfassende Anfangsplanung erfordert. 

• Vollständige Dokumentation vor Projektbeginn: Für eine umfassende Planung ist eine vollständige Dokumentation der Anforderungen vor Projektbeginn essenziell. 

• Dokumentation als Grundlage für nachfolgende Phasen: Jede Phase erzeugt umfangreiche Dokumentationen, die als Grundlage für die nachfolgenden Phasen dienen und die Projektübergänge klar und nachvollziehbar machen. 

• Lineare Struktur erfordert frühe Identifikation von Risiken: Da das Modell eine lineare Struktur aufweist, müssen Risiken frühzeitig identifiziert und gesteuert werden, um später problematische Anpassungen zu vermeiden. 

• Gute Vorhersehbarkeit des Projektausgangs: Aufgrund der klaren Strukturierung des Wasserfallmodells können Budget, Zeitpläne und Ressourcen mit relativ hoher Genauigkeit geplant werden, was zur Vorhersagbarkeit des Projektausgangs beiträgt.

Agile Methoden bieten eine flexible Alternative zum starren Prozess der Wasserfallmethode, besonders wenn zu Projektbeginn nicht alle Anforderungen klar definiert sind. Scrum, einer der prominentesten Vertreter agiler Vorgehensweisen, basiert auf einem iterativen, empirischen und inkrementellen Ansatz. Dies ermöglicht es Teams, schnell und effizient auf Änderungen zu reagieren und kontinuierlich Verbesserungen vorzunehmen. Neben Integration von Feedback liegt der Fokus auf Teamarbeit und dem Nutzen für die Anwender, um erschwingliche und gleichzeitig exzellente Lösungen zu ermöglichen.  

Die Besonderheiten der agilen Planung:

• Sprints – die Unterteilung in kurze Zyklen: Projekte werden in kurze Zyklen (Sprints) unterteilt, wobei die Planung regelmäßig angepasst wird, um schnell auf Änderungen reagieren zu können. 

• Adaptive Planung: Die Planung ist adaptiv, wobei Änderungen und Verbesserungen des Produkts sowie des Prozesses basierend auf kontinuierlichem Stakeholder-Feedback, regelmäßigen Reviews und Retrospektiven und den Ergebnissen früherer Sprints erfolgen. 

• Fokus auf Mehrwert für Endanwender: Der Fokus liegt auf der Schaffung echten Mehrwerts für den Endanwender – bei jeder Funktion und jedem Sprint. 

Das V-Modell gehört zu den linearen Vorgehensmodellen im Projektmanagement und strukturiert den Entwicklungsprozess in klar definierte Phasen. Im Gegensatz zum ebenfalls linearen Wasserfallmodell definiert das V-Modell das Vorgehen zur Qualitätssicherung bereits während der Planungsphase, indem es jeder Entwicklungsphase eine entsprechende Testphase zuordnet.

Die Besonderheiten des V-Modells in der Planung: 

• Frühzeitige Testintegration: Durch die frühzeitige Integration von Tests in den Planungsprozess werden Risiken und potenzielle Fehlerquellen frühzeitig identifiziert. Dies ermöglicht es, Maßnahmen zur Risikominderung bereits in den frühen Phasen des Projekts zu ergreifen.
• Detaillierte Planung und Dokumentation: Ähnlich wie das Wasserfallmodell erfordert das V-Modell eine detaillierte Planung der Anforderungen und der dazugehörigen Tests vor Beginn der eigentlichen Entwicklung und eine umfangreiche Dokumentation jeder Phase.

In einem professionellen Projektmanagementplan sind spezialisierte Tools für eine effektive und zielgerichtete Planung unerlässlich. Die Anwendungsbandbreite ist groß, mit jeweils spezifischen Funktionen, die sich für ein bestimmtes Gebiet der Softwareentwicklung eignen, wie z.B. Projektplanung, Kollaboration, Feedback und Entwicklung. Die Toolauswahl ist von weiteren Faktoren wie Umfang, Komplexität und Teamgröße abhängig. Dabei sind viele Werkzeuge flexibel an die individuellen Projektbedürfnisse anpassbar, wodurch sich kostspielige Fehlgriffe vermeiden lassen. 

Die gründliche Analyse der Projektbedürfnisse und die Erstellung einer Anforderungsliste sind für die richtige Toolauswahl essenziell. Dies ermöglicht neben maximaler Effizienz und Effektivität auch einen entscheidenden Beitrag zum Projekterfolg, sei es durch bessere Kommunikation, verringerte Risiken oder optimierte Projektdokumentation. So setzen 77 Prozent der leistungsstarken Projekte spezielle Software ein, während der Nutzungsanteil solcher Software in Organisationen lediglich 23 Prozent beträgt. Dies verdeutlicht die erhebliche Lücke in der Technologieanwendung. 

Zudem bedeutet die Einführung neuer Tools eine entsprechende Adaption durch die beteiligten Mitarbeiter. Deshalb sollten von vorneherein entsprechende Schulungen und Trainings eingeplant werden.

Bei der Planung von Softwareprojekten ist es wichtig Best Practices zu befolgen, um die Erfolgswahrscheinlichkeit und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Laut einer Studie des Project Management Institute werden ca. 11,4 Prozent aller Ressourcen wegen nicht adäquater Projektmanagementprozesse vergeudet. Unternehmen, die Projektmanagement-Tools nicht richtig integrieren, verfügen über eine etwa um ein Drittel höhere Fehlerrate. Im Folgenden sehen Sie eine Auswahl zentraler Best Practices für effektives Projektmanagement:

Wichtigkeit: Unternehmen, die klare und messbare Projektziele verfolgen, haben eine Erfolgsrate von 92% bei der Erreichung ihrer Ziele.​ Das hat Einfluss auf alle Projektentscheidungen und ermöglicht es, den Fokus während der gesamten Projektdauer aufrechtzuerhalten. Das magische Dreieck besteht aus den Zielfaktoren Zeit, Kosten und Leistung, die miteinander interagieren.

Umsetzung: Um überprüfbare Ziele zu formulieren, empfiehlt sich die Nutzung der SMART-Kriterien (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert). Dies erleichtert die Kommunikation mit den Projektbeteiligten und trägt dazu bei, zeitaufwändige Missverständnisse effektiv zu vermeiden.

Wichtigkeit: Effektives Projektmanagement erfordert die genaue Kenntnis aller Stakeholder, ihrer Anforderungen und Erwartungen. Zusätzliche Vorteile sind neben besserer Unterstützung und Ressourcen eine höhere Projektsichtbarkeit, frühzeitiger Problemverhinderung und eine effektivere Kommunikation. Nach einer Geneca-Umfrage wünschen sich 78 Prozent der Befragten mehr Engagement und Risikobereitschaft von den Stakeholdern. Eine andere Studie zeigt, dass 33 Prozent der Projekte aufgrund mangelnden Engagements scheitern.

Umsetzung: Durchführung von Interviews und Workshops, um die Bedürfnisse und Prioritäten der Stakeholder zu verstehen sowie zu dokumentieren, um diese als Mehrwert für die Planung zu nutzen.

Wichtigkeit: Risiken können erheblichen Einfluss auf den Projektverlauf nehmen. Deshalb ist frühzeitiges Erkennen und Einordnen von Risiken besonders wichtig. Angesichts der zuvor erwähnten hohen Zahl von Projekten, die Zielvorgaben nicht einhalten, ist es überraschend, dass lediglich 28 Prozent der Projektmanager immer auf Risikomanagement setzen. 14 Prozent nutzen es selten oder nie.

Umsetzung: Erstellung einer detaillierten Risikomanagementplanung, die Risiken aufzeigt, bewertet und einen Katalog von Maßnahmen zu deren Minderung oder Vermeidung aufstellt.

Wichtigkeit: Agile Methoden sind wegen ihrer Flexibilität aus der Softwareentwicklung nicht wegzudenken, da sie es ermöglichen, schnelle Anpassungen in einem dynamischen Umfeld von sich ändernden Anforderungen vorzunehmen. Während lediglich 9 Prozent von agilen Projekten scheitern, sind es beim Wasserfallmodell mit 29 Prozent mehr als dreimal so viele. 

Umsetzung: Implementierung etablierter agilen Methoden wie Scrum oder Kanban, um iterative Entwicklung in mehreren Sprints und kontinuierliches Feedback zu fördern. So werden unter konsequenter Einbeziehung der Kundenperspektive Teilelemente entwickelt, getestet und gegebenenfalls angepasst, bis das Gesamtergebnis erreicht ist.

Wichtigkeit: Da 78 Prozent aller Projekte das Budget oder den Zeitrahmen nicht einhalten, ist eine realistische Budget- und Ressourcenplanung für den Projekterfolg von essenzieller Bedeutung. In einer Studie zu den Hauptgründen für das Scheitern von Projekten nannten 25 Prozent der Befragten eine ungenaue Zeitschätzung und 28 Prozent eine unzutreffende Kostenprognose.

Umsetzung:  Die Verwendung historischer Daten sowie praxisbewährter Schätzmethoden wie PERT oder Bottom-up-Schätzungen dient der Entwicklung realistischer Pläne. Zu den möglichen Vorgehensweisen gehören eine detaillierte Anforderungsanalyse, die klare Definition von Projektschritten, das Einplanen von Pufferzeiten sowie die regelmäßige Prüfung der Fortschritte, um bei Abweichungen frühzeitig reagieren zu können.

Wichtigkeit: Best Practices im Qualitätsmanagement sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass Softwareprojekte den geforderten Standards hinsichtlich Funktionalität, Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit entsprechen und die Einhaltung von Sicherheitsstandards wie der ISO 27001 gewährleisten. Ohne eine systematische Qualitätssicherung können unentdeckte Fehler und Mängel die gesamte Projektintegrität gefährden, was oft zu kostspieligen Nachbesserungen führt. Ein effektives Qualitätsmanagement steigert nicht nur die Effizienz des Entwicklungsprozesses, sondern verbessert auch die langfristige Wartbarkeit der Software. Dies führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit und verringert die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und Projektabbrüchen.

Umsetzung: Einsatz von Best Practices wie automatisierte Tests, Code-Reviews und kontinuierliche Integration (CI) für eine konsistente Qualität, regelmäßige Audits und klare Metriken zur Bewertung der Softwarequalität.

Wichtigkeit: Eine fundierte und lückenlose Dokumentation ist für das Projektmanagement und die zukünftige Wartung der Software unverzichtbar. Das Ziel der Projektdokumentation gemäß DIN 69901 ist es, Klarheit über die zu lösenden Probleme zu schaffen. Dabei sollten die wesentlichen Daten zu Organisation, Projektplanung, Projektablauf, erreichten Zielen und den angewendeten Lösungswegen erfasst werden.

Umsetzung: Etablieren eines umfassenden Dokumentationsprozesses, in dem alle bedeutsamen Prozesse und Entscheidungen erfasst werden und der stets auf aktuellem Stand gehalten wird. Regelmäßige Updates und Reviews der Dokumentation gewährleisten, dass sie aktuell bleibt.

Wichtigkeit: Änderungen während eines Softwareprojekts sind unvermeidlich und können erhebliche Auswirkungen auf den Zeitplan und das Budget haben. Eine flexible, aber strukturierte Herangehensweise im Änderungsmanagement ist daher entscheidend, um unerwartete Anpassungen effizient zu handhaben und den Projekterfolg zu sichern. Ein klar definierter Prozess minimiert das Risiko von Verzögerungen und Kostenüberschreitungen. Ohne einen solchen Plan entsteht zusätzlicher Aufwand, der Zeit von wichtigen Aufgaben abzieht, wodurch jede Woche 26 Prozent aller Fristen verpasst werden.

Umsetzung: Implementierung eines professionellen Verfahrens für das Änderungsmanagement, das es ermöglicht, Änderungen systematisch auf ihre Auswirkungen hinsichtlich Zeitplan, Budget und Qualität zu bewerten, zu priorisieren und umzusetzen. Dabei sollten alle Änderungen und ihre Gründe detailliert dokumentiert werden, um eine vollständige Nachverfolgbarkeit sicherzustellen.

Idealerweise wird zu Beginn in einer Discovery-Phase die Machbarkeit untersucht und auf dieser Grundlage in der eigentlichen Planungsphase der Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung gelegt. Detaillierte Konzeption, exakte Definition von Anforderungen und Umfang sowie umfangreiche technische Tests bringen Klarheit und Struktur in jedes Projekt.“

Auf dem dynamischen Markt der Softwareentwicklung herrscht großer Wettbewerbsdruck, weshalb die Versuchung entstehen kann, sofort mit der Entwicklung zu beginnen. Dies kann jedoch zur Verschwendung von Ressourcen führen. Eine gründliche Planung bei der Softwareentwicklung bietet von Beginn an klare Orientierung und erhöht die Effizienz, indem Zeit und Arbeitskraft gezielt eingesetzt werden. Eine klare Definition von Anforderungen und Stakeholdern sowie die Auswahl der richtigen Tools und Methoden sind dabei unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Projekt zielgerichtet verläuft und auf unvorhergesehene Änderungen flexibel reagiert werden kann.

Da Risiken den Ablauf eines Projekts erheblich beeinflussen können, ist eine umfassende Risikoanalyse zur frühzeitigen Erkennung potenzieller Gefahren von großer Bedeutung. Hier gibt es großes Optimierungspotenzial, weil bisher nur 28 Prozent der Projektmanager auf Risikomanagement zurückgreifen.

Ebenfalls entscheidend für erfolgreiche Projektplanung sind umfassende Kommunikation und Dokumentation. Die frühzeitige Identifikation und Einbindungen aller Stakeholder ermöglicht von Beginn an die Erfassung aller relevanten Perspektiven, während die lückenlose Dokumentation der Entscheidungen in jeder Projektphase als Nachweis und gleichzeitig zur Verhinderung unnötiger Arbeit und Missverständnisse dient.  

Vention verfügt über 20 Jahre Erfahrung in der Planung und Umsetzung erfolgreicher Softwareprojekte in mehr als 30 Branchen. Mit über 20 weltweiten Standorten – darunter Berlin und Wien – und mehr als 3.000 hochqualifizierten Software-Ingenieuren sind wir optimal zur Abdeckung aller Anforderungen aufgestellt.